O projeto do WeCann Summit 2025 foi fechado com poucas semanas de antecedência, exigindo uma implantação acelerada e altamente coordenada entre tecnologia e operação.
A inscrição original do evento estava na base do cliente. Nossa primeira etapa foi estruturar, normalizar e importar esses dados para o sistema da Credenciall, garantindo consistência para credenciamento, controle de grupos e emissão de credenciais no local.
Com a base consolidada, segmentamos os participantes em três fluxos operacionais: VIP, Participante e Expositor. Essa separação permitiu regras específicas de atendimento e acesso por perfil.
No credenciamento, os totens de autoatendimento foram dedicados ao público geral, enquanto o balcão operou com atendimento especializado para VIP e suporte para exceções. A configuração priorizou risco mínimo de filas: utilizamos uma quantidade de totens acima do cenário base para manter folga operacional durante os picos.
Para o participante previamente aprovado, o fluxo ficou objetivo: identificação por CPF no totem, impressão imediata da credencial e liberação para entrada. Já inscrições no local e demandas especiais foram tratadas no balcão, com trilha diferenciada para atendimento VIP.
Na frente de exposição, entregamos coleta de leads com leitura de QR Code nos estandes. Os expositores acessaram o Portal do Expositor com credenciais próprias (CNPJ e senha) para acompanhar leituras em tempo real, além da consolidação posterior em operações offline.
Também ativamos o WebApp do evento como hub de comunicação e jornada: agenda, avisos, informações operacionais e agendamento de mentorias por sala e horário. Com isso, a gestão das salas conseguiu monitorar ocupação e fluxo de participantes em cada faixa de atendimento.
O resultado foi uma operação unificada em um único ecossistema: credenciamento, acesso, expositores, webapp e monitoramento centralizados, gerando um relatório final robusto para leitura de desempenho, comportamento de público e visão executiva do evento.
