El proyecto del WeCann Summit 2025 se cerró con pocas semanas de anticipación, exigiendo una implementación acelerada y altamente coordinada entre tecnología y operación.
La inscripción original del evento estaba en la base del cliente. Nuestra primera etapa fue estructurar, normalizar e importar esos datos al sistema de Credenciall, garantizando consistencia para la acreditación, el control de grupos y la emisión de credenciales en el lugar.
Con la base consolidada, segmentamos a los participantes en tres flujos operacionales: VIP, Participante y Expositor. Esta separación permitió reglas específicas de atención y acceso por perfil.
En la acreditación, los tótems de autoservicio se dedicaron al público general, mientras el mostrador operó con atención especializada para VIP y soporte para excepciones. La configuración priorizó un riesgo mínimo de filas: utilizamos una cantidad de tótems por encima del escenario base para mantener holgura operacional durante los picos.
Para el participante previamente aprobado, el flujo fue directo: identificación por documento en el tótem, impresión inmediata de la credencial y liberación para la entrada. Las inscripciones en el lugar y las demandas especiales se atendieron en el mostrador, con un carril diferenciado para la atención VIP.
En el frente de exposición, entregamos captura de leads con lectura de código QR en los stands. Los expositores accedieron al Portal del Expositor con credenciales propias (identificación de empresa y contraseña) para acompañar las lecturas en tiempo real, además de la consolidación posterior de operaciones offline.
También activamos la WebApp del evento como hub de comunicación y recorrido: agenda, avisos, información operacional y agendamiento de mentorías por sala y horario. Con eso, la gestión de las salas pudo monitorear la ocupación y el flujo de participantes en cada franja de atención.
El resultado fue una operación unificada en un único ecosistema: acreditación, acceso, expositores, webapp y monitoreo centralizados, generando un informe final robusto para la lectura de desempeño, comportamiento del público y visión ejecutiva del evento.
